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Was ist eine DAM – und wenn ja, warum?

 
Mittwoch, 25.01.2023

Ab wann braucht ein Unternehmen eine Datenbank für ihre Medien oder Dateien? Was verbirgt sich eigentlich hinter dem Kürzel DAM? Und welches Management-System passt zu den Bedürfnissen meiner Kommunikationsabteilung? Ein Gespräch mit Lars Richrath und Alexander Karst von den Bildbeschaffern über die Vorteile der Medienverwaltung mithilfe eines Digital Asset Management-Systems und darüber, warum die richtigen Fragen vorab der entscheidende Hebel für eine erfolgreiche Implementierung sind.

Interview: Jana Kühle

Was verbirgt sich eigentlich hinter dem Kürzel DAM?

Lars Richrath: DAM steht für Digital Asset Management. Es handelt sich also um eine Management-Lösung für digitale Dateien. Das A für Asset beinhaltet dabei nicht nur die üblichen Mediendateien wie Bild, Video oder Musik, sondern auch andere Dateien wie beispielsweise PDFs oder Office-Dateien die ein Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Also im Grunde ist eine DAM ein System zur Medienverwaltung eines Unternehmens?

Richrath: Noch genauer wäre die Bezeichnung Dateienverwaltung. Auch einfache Excel- oder Programmiercode-Dateien gehören zu den sogenannten Assets. Je nach Anbieter lassen sich alle möglichen Assets in einer DAM organisieren.

Wie seid ihr Bildbeschaffer überhaupt auf die Idee gekommen, das Thema DAM in euer Angebotsportfolio aufzunehmen? Gab es einen initiativen Moment?

Alexander Karst: Als Bildbeschaffer haben wir vor bald 15 Jahren angefangen, Bilder zu recherchieren, einzukaufen und zu lizenzieren. Kurz darauf kamen Kunden mit dem Auftrag auf uns zu, die Bilder auch zu verschlagworten. Meistens haben wir da direkt in den Systemen der Kunden gearbeitet. In unseren Intensivseminaren haben wir vor Jahren immer auch schon das Thema Medienverwaltung inklusive richtiger Verschlagwortung von Bildern behandelt und uns in dem Zuge auch mit Datenbanken beschäftigt. Unser erster Kunde, dem wir bei der Auswahl und Installation einer Software-Lösung halfen, arbeitet bis heute mit der Software, die wir damals in dem Workshop erarbeitet haben. Es begann wie so oft mit Fragen: Welche Anforderungen habt ihr? Welche Arbeitswege nehmt ihr? Was muss eine vernünftige Medienverwaltung können, damit sie euch im Alltag unterstützt und Arbeit abnimmt? Bis heute betreuen wir Unternehmen, die eine Datenbank haben oder neu brauchen.

Richrath: Wir laden lizenzierte Dateien für unsere Kunden in ganz verschiedene DAM-Lösungen hoch und helfen bei der weiteren Verarbeitung wie zum Beispiel beim essenziellen Keywording der Dateien. Über die Jahre wuchs damit auch die Expertise hinsichtlich der Funktionalitäten und auch der Herausforderungen bei den verschiedenen DAM-Lösungen.

Worin liegen die Vorteile gegenüber herkömmlichen Arbeitswegen und Datenbanken?

Alexander Karst, Geschäftsführer der Bildbeschaffer

Alexander Karst gründete 2008 zusammen mit Michaela Koch die Bildbeschaffer. Foto: Alexander Klebe


Karst: Es ist ein zentraler Pool, in dem sich alle Daten zusammenführen lassen. In der Regel hat jede Abteilung eines Unternehmens ihren eigenen Bereich zur Dateienablage, sprich die Bilder sind im Unternehmen überhaupt nicht sichtbar: Einige Bilder liegen in der Produkt-, andere wiederum in der Kommunikationsabteilung und die Abteilungen müssen untereinander Dateien austauschen, was auf Dauer so müßig wie fehleranfällig ist. Wenn diese Dateien nun alle zentral zusammengeführt an einem Ort liegen, erleichtert das die Arbeit ungemein. Natürlich muss man beispielsweise Produkt- oder Social-Media-Bilder unterschiedlich behandeln. Aber ein Unternehmen sollte sich zumindest darüber im Klaren sein, wo die Assets archiviert werden und von wo aus ein schneller Zugriff möglich ist. Da kommt die DAM ins Spiel.

Effizienz und Schnelligkeit sind also zwei Vorteile beim Einsatz einer DAM. Wie sieht es mit der rechtssicheren Ablage der Dateien aus?

Karst: Auch da kann eine DAM behilflich sein. Wer beispielsweise irgendwo auf dem Server Fotos abgelegt hat, weiß im Zweifel nicht, mit welcher Lizenz diese eingekauft worden sind. Da kann es den Fall geben, dass ein Fotograf Bilder für ein spezielles Event gemacht hat, die im Nachhinein doch noch für eine Marketing-Kampagne genutzt werden sollen. Oder ein Fotograf hat Bilder exklusiv für ein Unternehmen geshootet, sie aber nicht für die Weitergabe an Dritte freigegeben. In der DAM kannst du dich da je nach Fall so organisieren, dass die Fotos nur von den Abteilungen sichtbar sind, die diese Bilder auch nutzen dürfen. In der Medienverwaltung lassen sich Zugriffe auf einzelne Dateien einfach und effektiv regeln. Wenn du ein Bild mit einer 1-Platz-Lizenz gekauft hast und es in der Datenbank liegt, sollte auch nur genau diese Person im Unternehmen auf dieses Bild zugreifen können. Auch Downloads und Fotonutzungen lassen sich in der DAM besser kontrollieren und steuern als bei der Arbeit mit einem einfachen Server.

Woher weiß ich, ob mein Unternehmen überhaupt eine DAM benötigt?

Richrath: Indem man sich selbst ganz ehrlich drei grundsätzliche Fragen beantwortet: 

  1. Liegen alle Firmen-Assets an einem zentral zugänglichen Speicherplatz anstatt verteilt auf verschiedenen Servern, externen Festplatten oder auf Festplatten von Computern der Mitarbeiter?
  2. Kann gesteuert werden, wer auf welche Assets zugreifen kann und was er damit machen darf?
  3. Können alle Personen auf die Assets, für die sie berechtigt sind, jederzeit ohne Support zugreifen?

Wer nur eine dieser Fragen mit Nein beantworten muss, sollte definitiv über die Implementierung einer DAM nachdenken.

Lars Richrath, Knowledge Manager bei den Bildbeschaffern

Nach seiner Zeit als Leiter der Bildredaktion bei Corbis, als Art Director bei Masterfile und als Knowledge Manager bei MAGROUND kennt Lars die Arbeit rund ums Bildbeschaffen aus allen erdenklichen Positionen. Unser allwissendes "Schweizer Klappmesser" im Team hat auf alles eine Antwort parat. Noch dazu ist er der beste Trainer für Bilddatenbanken, den wir uns wünschen können. Foto: Lars Richrath



Und wie finde ich heraus, welche DAM zu meinem Unternehmen passt?

Richrath: Wir bieten einen DAM-Schnell-Check an. Dort stellen wir relevante Fragen, die man sich als Unternehmen möglichst genau beantworten sollte: von der Anzahl der Mitarbeiter über Mehrsprachigkeit im Unternehmen hin zum vorhandenen Budget. Auf Basis dieser Informationen lässt sich dann die richtige DAM-Lösung in einem Workshop mit uns finden. Idealerweise nehmen an diesem Workshop Mitarbeiter aller für das Projekt relevanten Abteilungen teil. Von der Implementierung einer DAM ist nie nur eine einzige Abteilung betroffen. Wichtig ist es, die eigene IT und bei Bedarf auch den Einkauf von Anfang an mit ins Boot zu holen. Im nächsten Schritt arbeiten wir die Funktionalitäten und speziellen Wünsche des Unternehmens heraus, sodass wir hinterher die DAM finden, die exakt zu den Bedürfnissen des Kunden passt. Es ist ganz entscheidend, das System nachhaltig im Unternehmen einzuführen. Ansonsten wird die DAM oft nicht angenommen, alles bleibt wie es war und die DAM verkommt im schlechtesten Fall zu einem ungenutzten „Groschengrab“. Das wäre dann einfach nur herausgeworfenes Budget.

Apropos Budget: Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Richrath: Kosten sind hier wie so oft ein weites Feld. Das richtet sich ganz nach dem Bedarf. Ein kleines Unternehmen kann schon mit einem Adobe-Paket für wenige Euro im Monat mit Bridge und Lightroom glücklich werden und benötigt keine umfassende DAM-Lösung. Großunternehmen mit Filialen in verschiedenen Ländern und wichtigen Sicherheitsbedürfnissen können je nach Bedarf und Funktionalitätswünschen auch durchaus im sechsstelligen Bereich landen.

Karst: Wir haben auch schon Unternehmen oder Vereine hinsichtlich einer sauberen Datenstruktur im kleinen Stil auf zum Beispiel Google Drive beraten. Es muss nicht unbedingt die teure und aufwendige Lösung sein. Wichtig ist, dass die Kunden ihre Medien hinterher einfach und systematisiert verwalten können – und dass die DAM nach der Implementierung genutzt wird und lebendig bleibt. Dafür erstellen wir den Workflow.

Welche Kunden konntet ihr da schon beraten?

Karst: Wir haben zum Beispiel für die Deutschen Studierendenwerke eine kleine und für das Unternehmen Orthomol eine große Datenbank selbst aufgebaut. Auch Evonik und Design Hotels beraten wir in diesen Fragen. Und im vergangenen Jahr haben wir unsere eigenen Systeme umgestellt und ein neues Kunden- und Projektverwaltungstool mit einer neuen Mediendatenbank per Schnittstellen so miteinander verbunden, dass wir auch in unserem System die Bilder für Kunden verschlagworten und verschiedenen Download-Formate anbieten können.

Ihr seid also euer eigener Kunde geworden und man kann eure DAM nutznießen?

Karst: Sozusagen, ja. News to come!

Veröffentlicht am Mittwoch, 25.01.2023 16:01
Kategorien: Thema des Monats Medienverwaltung

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